Datenschutzerklärung FÖJ
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Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung wollen wir Sie als Bewerber*innen oder Teilnehmer*innen am Freiwilligen Ökologischen Jahr (FÖJ) in Trägerschaft der Stiftung Naturschutz Berlin (SNB) darüber informieren, welche Daten die SNB im Zusammenhang mit der Bewerbung und Teilnahme am FÖJ von Ihnen speichert und verarbeitet.

Grundsätzlich erheben wir nur Daten, die wir als Träger für die ordentliche Durchführung des Freiwilligen Ökologischen Jahres von Ihnen benötigen. Erste Daten erfassen wir im Rahmen des Erst-Kontaktes über das Online-Bewerbungsformular auf unserer Website. Im Rahmen der nach Vorlage aller Bewerbungsunterlagen ggf. für Sie folgenden Informationsrunde mit Vorstellungsgespräch in den Geschäftsräumen der SNB nehmen wir weitere von Ihnen übermittelte Informationen und Daten auf. Wenn es zum Abschluss eines FÖJ-Teilnahmevertrages kommt, benötigen wir noch konkretere Daten, die wir für die Erstellung des Vertrages, für die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten gegenüber der Krankenkasse oder dem Finanzamt sowie für die Erfüllung unserer Rechenschaftspflichten gegenüber den Zuwendungsgebern benötigen. Diese Daten erfragen wir mittels eines Personalfragebogens und bei Bedarf auch ergänzend telefonisch bei Ihnen. Im Folgenden werden wir im Detail beschreiben, welche Daten wir auf welchem Wege bei Ihnen abfragen und wie wir sie verarbeiten und speichern.

Ihre Daten geben wir grundsätzlich nicht an Dritte weiter, weder schriftlich noch telefonisch, es sei denn Sie stimmen der Datenweitergabe in Ausnahmefällen ausdrücklich zu. Ausgenommen sind die durch gesetzliche, haushalts- oder zuwendungsrechtliche Anforderungen notwendigen Datenübermittlungen (z.B. an das Finanzamt, an die Krankenkasse, an die Zuwendungsgeber). In der Stiftung Naturschutz Berlin ist ein Datenschutzbeauftragter eingesetzt, der den korrekten Umgang mit Ihren Daten kontrolliert.

Wer geht mit Ihren Daten um?

Für die Durchführung des FÖJ ist in der SNB das Team der FÖJ-Mitarbeiter*innen zuständig. Das FÖJ-Team hat Zugang zu Ihren Daten und verarbeitet diese. Welche Personen diesem Team aktuell angehören, können Sie der Website der SNB oder auch dem im Rahmen der Vertragsunterzeichnung übergebenen FÖJ-Merkblatt entnehmen.

Im Rahmen einer ausführlichen Einweisung werden alle neuen Mitarbeiter*innen der Stiftung Naturschutz Berlin seitens ihrer Verwaltungsleitung in den Datenschutz eingeführt, eine Datenschutzerklärung wird unterzeichnet. In unregelmäßigen Abständen werden Mitarbeiterschulungen im Bereich Datenschutz durchgeführt.

Wo und wie werden Ihre Daten aufbewahrt?

Ihre Daten werden digital auf einer nur für das FÖJ-Team zugänglichen und passwortgeschützten Datenbank auf einem nur für das FÖJ-Team zugänglichen Laufwerk gespeichert.

Unterlagen in Papierform, die Daten von Ihnen enthalten, werden in Räumen aufbewahrt, die nur für die FÖJ-Mitarbeiter*innen zugänglich sind.

Bewerber*innen-Daten

Welche Daten werden für welchen Zweck gespeichert und verarbeitet?

Die im Rahmen der Online-Bewerbung mittels eines Formulars erhobenen Daten benötigen wir, um beurteilen zu können, ob die Bewerber/innen den gesetzlichen Vorgaben sowie den Fördervoraussetzungen der Zuwendungsgeber für eine FÖJ-Teilnahme entsprechen, um Interessent/innen zu Informations- und Bewerbungsgesprächen einladen und sie dort bezüglich ihrer gewünschten FÖJ-Teilnahme und insbesondere zu geeigneten Einsatzmöglichkeiten umfassend beraten zu können. Das von Ihnen ausgefüllte Bewerbungsformular wird inklusive weiterer hochgeladener Dokumente online im Rahmen einer gesicherten Verbindung an die Stiftung Naturschutz Berlin übermittelt.

Im Rahmen der Online-Bewerbung erheben wir unten genannte Daten von Ihnen:

  • Vorname, Name
  • Geschlecht
  • Geburtstag, Geburtsort
  • Anschrift
  • Staatsangehörigkeit
  • Familienstand
  • E-Mail, Telefon, Mobiltelefon
  • Schulabschluss
  • Berufsausbildung bzw. Abschluss Studium
  • Drei Wunscheinsatzstellen
  • Angabe ein bereits geleistetes FÖJ bzw. einen anderen geleisteten Freiwilligendienst

Weitere Unterlagen können in der Online-Bewerbung durch Hochladen angefügt oder aber auf dem Postweg an uns geschickt werden:

  • Motivationsschreiben, Lebenslauf, Kopie des letzten Zeugnisses, Passbild

Im Rahmen eines etwaigen persönlichen Bewerbungsgespräches wollen wir mehr über Ihren persönlichen Hintergrund, Ihre Schul- und/oder Ausbildungslaufbahn, Ihre Motivation und Erwartungen erfahren, um über eine FÖJ-Teilnahme entscheiden und Ihnen im Fall unserer Teilnahmezusage einen Vorschlag für eine passende Einsatzstelle machen zu können. Abgefragt werden im Rahmen des Bewerbungsgespräches folgende Aspekte:

  • Woher haben Sie von dem FÖJ erfahren?
  • Welches ist  Ihr Schul- oder Ausbildungsabschluss?
  • Welches ist Ihre Motivation für die Teilnahme am FÖJ?
  • Welche Erwartungen haben Sie an die FÖJ-Teilnahme?
  • Hatten Sie bereits Kontakt zum Natur- und Umweltschutz oder einer ehrenamtlichen Tätigkeit in einem anderen Bereich?
  • Haben Sie Erfahrungen mit Gruppenfahrten?
  • Welche Themen aus dem Umwelt- und Naturschutz interessieren Sie?
  • In welchem Tätigkeitsbereich und in welchen Einsatzstellen wollen Sie im Freiwilligendienst tätig werden?

Wann werden die Daten gelöscht?

Da Interessent*innen auch nach dem Start des jeweiligen FÖJ-Jahrgangs am 1. September eines Jahres noch auf im Laufe des Jahrgangs freiwerdende Plätze nachrücken können, bewahren wir die Daten aller Bewerber*innen bis zum Ende eines Jahrgangs zum 31. August des Folgejahres auf. Anschließend anonymisieren wir Ihre Daten. Die Daten der Bewerber*innen, die eine Tätigkeit im FÖJ in Trägerschaft der SNB antreten, werden als Teilnehmer/innen-Daten weitergeführt.

Welche Daten werden an Dritte weitergegeben?

Ihre Daten aus der Bewerbung geben wir nicht an Dritte weiter. Bewerbungsunterlagen geben wir nur im Anschluss an eine Teilnahmezusage der SNB und bei Bedarf einer Einsatzstelle sowie nach ausdrücklicher Aufforderung der Bewerber*innen an eine vorgesehene Einsatzstelle weiter. Im Regelfall übermitteln die vorgesehenen Teilnehmenden in solchen Fällen eigenständig ihre Unterlagen an die anfordernden Einsatzstellen.

Teilnehmer/innen-Daten

Welche Daten werden für welchen Zweck gespeichert und verarbeitet?

Sobald Sie unsere Teilnahmezusage erhalten haben und Sie selbst wie auch die vorgeschlagene Einsatzstelle Ihrem FÖJ dort zustimmen, benötigen wir weitere Daten von Ihnen, um mit Ihnen entsprechend den gesetzlichen sowie haushalts- und zuwendungsrechtlichen Anforderungen (insbesondere Jugendfreiwilligendienstegesetz – JFDG; dort u. a. §§ 9, 11, 12) eine vertragliche Vereinbarung (FÖJ-Teilnahmevertrag) vorbereiten und schließen zu können. Auf Grundlage dieser Daten erhalten Sie zudem eine FÖJ-Teilnahmebescheinigung (bei Bedarf vor Beginn auch eine voraussichtliche Teilnahmebestätigung), eine Abschlussbescheinigung und ein Abschlusszertifikat.

Als FÖJ-Träger übernimmt die Stiftung Naturschutz Berlin auch die Auszahlung Ihres Teilnahmeentgeltes (Taschengeld plus Zuschüsse zu Unterkunft und Verpflegung), Ihre Anmeldung bei der gesetzlichen Sozialversicherung sowie die Zahlung der Beiträge zur Sozialversicherung. Außerdem übernimmt die SNB hinsichtlich ihrer FÖJ-Teilnehmenden die Arbeitgeberpflichten gegenüber dem Finanzamt. Für diese Zwecke benötigen wir von Ihnen zusätzlich die folgenden Daten:
  • Ihre Sozialversicherungsnummer
  • Ihre Krankenkasse
  • Ihre Bankverbindung: Name der Kontoinhaberin bzw. des Kontoinhabers, Name der Bank, BIC und IBAN
  • Ihre steuerliche Identifikationsnummer
  • Ihre Lohnsteuerklasse für das FÖJ
  • Angaben zu einer etwaigen sozialversicherungspflichtigen Tätigkeit (Erwerbsstatus) direkt vor dem Eintritt ins FÖJ
  • Angaben zu einer etwaigen Arbeitslosigkeit und Bezug von ALG II
  • Angaben zu einer ggf. vorliegenden Schwerbehinderung

Da unseren (öffentlichen) Zuwendungsgebern, z.B. im Rahmen von Bemühungen um Integration und Inklusion, Angaben zur nationalen Herkunft bzw. zur etwaigen Migrationsgeschichte der FÖJ-Teilnehmenden wichtig sind, erheben wir außerdem

  • Ihre Staatsangehörigkeit und
  • bei Ihrer bzw. der Zuwanderung Ihrer Familie das Herkunftsland.

Damit wir die vorgesehenen Bildungstage und Seminare unter Berücksichtigung Ihrer persönlichen Bedarfe durchführen können, wir Sie vor Ort erkennen und Sie entsprechend Ihrer Vorlieben versorgen und zugleich möglichen Nahrungsmittelunverträglichkeiten sowie chronischen Erkrankungen Rechnung tragen können, erbitten wir noch folgende Informationen bzw. Unterlagen von Ihnen, deren Übermittlung Ihnen jedoch freigestellt ist:

  • Haben Sie bestimmte Ernährungsgewohnheiten (z.B. vegane Ernährung)?
  • Haben Sie bestimmte Nahrungsmittelunverträglichkeiten/Allergien?
  • Haben Sie chronische Erkrankungen und ggf. welche?
  • Ein Passfoto von Ihnen.

 

Wie lange werden die Daten aufbewahrt und wann werden sie gelöscht?

Seitens unseres Zuwendungsgebers Europäischer Sozialfonds – ESF sind wir verpflichtet, insbesondere zu Kontroll- und Prüfzwecken die Daten der FÖJ-Teilnehmenden aus einer (i. d. Regel siebenjährigen) ESF-Förderperiode für einen Zeitraum von 10 Jahren nach Ende der ESF-Förderperiode aufzubewahren. Die Laufzeit der aktuellen ESF-Förderperiode ist für die Jahre 2014 bis 2020 festgelegt, d.h., wir müssen die Daten der Teilnehmenden aus diesem Zeitraum bis zum Jahr 2030 aufbewahren – beginnend mit den Daten aus dem Jahr 2014. Nach dieser Frist werden Ihre Daten gelöscht.

Welche Daten werden an wen weitergegeben?

Im Rahmen der gesetzlichen, insbesondere haushalts- und zuwendungsrechtlichen Vorgaben, geben wir Ihre Daten bzw. jeweils benötigte Teile Ihrer Daten an folgende Zuwendungsgeber, Behörden und Institutionen weiter:

  • Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz
  • Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend
  • Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
  • Europäisches Fördermanagement GmbH – EFG
  • Zuständiges Finanzamt
  • Ihre Krankenkasse
  • Unsere Unfallversicherung (Verwaltungsberufsgenossenschaft - nur im Falle eines Arbeitsunfalls einer/eines FÖJ-Teilnehmenden)

Im Rahmen des FÖJ entstandene Fotografien oder Ihre Person betreffende Film- und Tonaufzeichnungen werden von der Stiftung Naturschutz Berlin für ihre dokumentarische und publizistische Arbeit verwendet. Außerdem werden die im Rahmen von Seminaren getätigten Aufnahmen den anderen Seminarteilnehmer/innen für die persönliche Verwendung zur Verfügung gestellt. Voraussetzung dafür ist jedoch Ihr schriftliches Einverständnis, das wir im Rahmen der Vertragsunterzeichnung abfragen und das Sie jederzeit widerrufen können.

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