Im Rahmen dieser Datenschutzinformationen wollen wir Sie als Bewerber*in oder Teilnehmer*in am Ökologischen Bundesfreiwilligendienst (ÖBFD) in Trägerschaft der Stiftung Naturschutz Berlin (SNB) darüber informieren, welche Ihrer personenbezogenen Daten die SNB im Zusammenhang mit der Bewerbung und der Teilnahme am ÖBFD speichert und verarbeitet. Grundlage dieser Erklärung ist die EU Datenschutz Grundverordnung (DSGVO).

Grundsätzlich erheben wir nur Daten, die wir als Träger für die ordentliche Durchführung des Ökologischen Bundesfreiwilligendienstes von Ihnen benötigen. Erste Daten erfassen wir im Rahmen des ersten Kontaktes über das Online-Bewerbungsformular (s.u.). Im Rahmen der in der Regel folgenden Informationsrunde mit Vermittlungsgespräch (s.u.) hier in den Räumen der SNB protokollieren wir weitere von Ihnen geäußerte Informationen. Wenn es zum Abschluss einer Vereinbarung kommt, benötigen wir noch konkretere, für die Erstellung der Vereinbarung oder auch für die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten gegenüber Krankenkasse oder Finanzamt wichtige Daten, die wir über einen Personalfragebogen (s.u.) und ergänzend auch telefonisch bei Ihnen abfragen. Im Folgenden werden wir genau beschreiben, welche Daten auf welchem Wege bei Ihnen abgefragt und wie sie gespeichert werden.

Ihre Daten geben wir grundsätzlich nicht an Dritte weiter, weder schriftlich noch telefonisch, es sei denn Sie stimmen der Datenweitergabe in Ausnahmefällen ausdrücklich zu. Ausgenommen sind die durch gesetzliche Anforderungen notwendigen Datenübermittlungen (z.B. an Ihr Finanzamt oder an Ihre Krankenkasse).

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, die
Stiftung Naturschutz Berlin
Potsdamer Straße 68
10785 Berlin
Deutschland
Tel.: +49 30 26 39 4-0
E-Mail: mail(at)stiftung-naturschutz.de
Website: www.stiftung-naturschutz.de

Die Stiftung Naturschutz Berlin hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt, der den korrekten Umgang mit Ihren Daten koordiniert und die Datenschutzmaßnahmen lenkt. Dieser ist für Sie erreichbar unter IT-Services GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Gummersbach, zu H. Herrn Dr. Christian Lenz, beziehungsweise unter datenschutz@dhpg.de und +49 2261 8195 0.

Wer geht mit Ihren Daten um?

Für die Durchführung des ÖBFD ist in der SNB das Team-ÖBFD zuständig. Das ÖBFD-Team hat Zugang zu Ihren Daten und verarbeitet diese. Welche Personen diesem Team aktuell angehören, können Sie der Homepage der SNB oder auch den im Rahmen der Vertragsunterzeichnung übergebenen ÖBFD-Teamvorstellungsbogen entnehmen.
Alle Mitarbeiter*innen der Stiftung Naturschutz Berlin sind zur Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.

Wo und wie werden Ihre Daten aufbewahrt?

Ihre digital gespeicherten Daten werden auf einer nur für das ÖBFD-Team zugänglichen und passwortgeschützten Datenbank auf einem nur für das ÖBFD-Team zugänglichen Laufwerk abgespeichert.

Bewerber*innen-Daten

Welche Daten werden für welchen Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet?

Die im Rahmen der Online-Bewerbung (Bewerbungsformular) erhobenen Daten benötigen wir, um feststellen zu können, ob formale Gründe der Bewerber*innen gegen eine Teilnahme am ÖBFD sprechen, um die Interessierten zu einer Informationsrunde einladen und sie dort bezüglich einer geeigneten Einsatzstelle gut beraten zu können. Das von Ihnen ausgefüllte Formular wird online im Rahmen einer gesicherten Verbindung an die Stiftung Naturschutz Berlin übermittelt, es wird auf einem Deutschen Server zwischengespeichert und von dort in unsere Datenbank integriert. Im Rahmen der Online-Bewerbung erheben wir unten genannte Daten von Ihnen:

• Vorname, Name
• Anschrift
• Geburtstag, Geburtsort (freiwillige Angabe)
• Staatsangehörigkeit
• Geschlecht (freiwillige Angabe)
• E-Mail, Telefon (freiwillige Angabe), Mobiltelefon (freiwillige Angabe)
• Schulabschluss, Art der Berufsausbildung, Abschluss Ausbildung/Studium (freiwillige Angaben)
• Angabe zur Erwerbstätigkeit: erwerbstätig, arbeitslos oder Rente (freiwillige Angaben)
• 3 Wunscheinsatzstellen (freiwillige Angabe)
• Angabe darüber, ob von Ihnen schon einmal ein FSJ, FÖJ oder ein BFD geleistet wurde

Weitere Unterlagen bitten wir auf dem Postweg an uns zu versenden (freiwillig):

• Motivationsschreiben, Lebenslauf, Kopie des letzten Zeugnisses, Passbild

Für den Fall, dass Sie uns eine Bewerbung in Papierform zukommen lassen, speichern wir die oben genannten Daten in unserer Datenbank ab.
Im Rahmen des ÖBFD Vermittlungsgespräches wollen wir mehr über Ihren (beruflichen) Hintergrund, Ihre Erwartungen und Ihre Motivation herausfinden, um Ihnen darauf aufbauend Vorschläge für passende Einsatzstellen nennen zu können. Natürlich sind alle Angaben, die Sie hier machen freiwillig. Aufgrund Ihrer freiwilligen Angaben zu Ihrer allgemeinen finanziellen Situation wollen wir Sie, über Ihre Möglichkeiten die Zeit im ÖBFD zu finanzieren, informieren. Abgefragt und protokolliert werden im Rahmen des Vermittlungsgespräches folgende Aspekte:

• Woher haben Sie von dem ÖBFD erfahren?
• Welche Erwartungen haben Sie?
• Hatten Sie bereits Kontakt zum Natur- und Umweltschutz oder einer Freiwilligentätigkeit?
• Ihr Ausbildungs- und Berufshintergrund, berufliche Tätigkeiten?
• In welchem Bereich wollen Sie im Freiwilligendienst tätig werden?
• Wie wollen Sie sich während der Zeit im ÖBFD finanzieren?
• Ihre zeitlichen Vorstellungen (Beginn, Dauer, Wocheneinsatzzeit)

Die freiwilligen Angaben verarbeiten wir aufgrund Ihrer Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Die übrigen Bewerbungsdaten verarbeiten wir für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses nach dem Bundesfreiwilligendienstgesetz auf Grundlage von Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.

Wann werden die Daten gelöscht?

Wir speichern Ihre Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Zudem speichern wir die Daten für weitere 3 Monate zu Beweiszwecken. Die Daten der Bewerber*innen, die eine Tätigkeit im ÖBFD in Trägerschaft der SNB antreten, werden als Teilnehmer*innen-Daten weitergeführt (s.u.).
Der Einstieg in einen Ökologischen Bundesfreiwilligendienst ist fortlaufend möglich, jeden Monat sind andere, interessante Einsatzstellen frei. Der Zeitpunkt, wann der ÖBFD beginnen soll, ist also nicht festgelegt, individuell unterschiedlich und kann sich auch noch im Bewerbungsverlauf ändern, wenn die gewünschte Einsatzstelle z.B. erst zu einem späteren Zeitraum frei wird. Auch mehrere ÖBFD-Einsatze nacheinander in verschiedenen Einsatzstellen sind möglich. Aus diesen Gründen löschen wir Ihre Daten mit Ihrer Einwilligung erst nach 6,5 Jahren (zum Jahresende), Unterlagen in Papierform werden dann vernichtet.

Welche Daten werden an Dritte weitergegeben?

Ihre Daten aus der Bewerbung werden nicht an Dritte weitergegeben. Die Bewerbung wird nur nach ausdrücklicher Aufforderung der Bewerber*innen an eine der gewünschten Einsatzstellen weitergegeben. Im Regelfall bewerben sich die Interessierten selbst bei den im Vermittlungsgespräch herausgefilterten Einsatzstellen.

Sobald Sie sich mit einer Einsatzstelle einig geworden sind und hier Ihren ÖBFD beginnen möchten, benötigen wir weitere Daten von Ihnen, um für Sie entsprechend der gesetzlichen Anforderungen (§ 8 Abs. 1 Satz 2 Bundesfreiwilligendienstgesetz) eine BFD-Vereinbarung erstellen zu können. Außerdem erhalten Sie im Rahmen Ihres ÖBFD eine Teilnahmebescheinigung, eine Abschlussbescheinigung und auch ein Abschlusszertifikat auf Grundlage dieser Daten. Dafür benötigen wir folgende Informationen von Ihnen:

• Vor- und Familienname, Geburtstag und Anschrift
• die Angabe, ob Sie eigene Kinder haben, um ermitteln zu können, ob ein Anspruch auf einen Freibetrag nach § 32 Absatz 6 des Einkommensteuergesetzes oder Kindergeld besteht
• die Bezeichnung der Einsatzstelle
• Angabe des Zeitraumes, der wöchentlichen Einsatzzeit und der Wocheneinsatztage
• Angaben zur Art und Höhe der Geld- und Sachleistungen
• die Angabe der Anzahl der Urlaubstage und der Seminartage

In Auftrag der Einsatzstelle übernimmt die Stiftung Naturschutz Berlin als Träger auch die Auszahlung Ihres Teilnehmerentgeltes, Ihre Anmeldung bei der gesetzlichen Sozialversicherung sowie die Zahlung der Beträge der Sozialversicherung. Außerdem übernimmt die SNB als Träger die Arbeitgeberpflichten hinsichtlich der Freiwilligen gegenüber dem Finanzamt. Für diese Zwecke benötigen wir von Ihnen die dafür notwendigen Daten:

• Ihre Sozialversicherungsnummer
• den Namen Ihrer Krankenkasse
• Ihre Bankverbindung: Name der Kontoinhaberin / des Kontoinhabers, Name der Bank, BIC und IBAN
• Angaben zu Familienstand und ob Sie eigene Kinder haben
• Ihre steuerliche Identifikationsnummer
• die Lohnsteuerklasse für den ÖBFD
• Angaben bezüglich einer geplanten Nebentätigkeit und ob Sie eine sozialversicherungspflichtige Tätigkeit direkt vor dem ÖBFD beendet haben
• ggf. Angaben dazu, welche Rente Sie beziehen
• ggf. Angaben dazu, wie Sie arbeitslos gemeldet sind
• Angaben zu einer ggf. vorliegenden Schwerbehinderung

Da für unsere Zuwendungsgeber, z.B. im Rahmen von Bemühungen um Inklusion oder Integration, die genaue Herkunft der uns angeschlossenen Freiwilligen wichtig ist, erheben wir noch

• Ihre Staatsangehörigkeit und
• bei Zuwanderung in der Familie das Land aus dem diese stammt (freiwillige Angabe).

Ihre Anmeldungen für die Seminare erfolgt online über eine passwortgeschützte Homepage. Im Rahmen der Vertragsunterzeichnung erhalten Sie dafür einen persönlichen Benutzernamen und ein Passwort.
Damit die Seminareinladungen Sie erreichen, wir Sie vor Ort erkennen und wir Sie entsprechend Ihrer Vorlieben während der Seminare versorgen und auf chronische Erkrankungen Rücksicht nehmen können, fragen wir noch ab…

• ob Sie lieber per E-Mail oder per Brief informiert (z.B. Seminareinladungen) werden wollen,
• ob Sie bestimmte Ernährungsgewohnheiten (z.B. vegane Ernährung) bevorzugen und
• ob Sie uns über chronische Erkrankungen informieren möchten, ggf. welche dies sind.
• Außerdem erbitten wir ein Passfoto von Ihnen.

Damit wir die von Ihnen besuchten Seminare in Ihrem Zertifikat angeben und diese auch gegenüber dem BAFzA nachweisen können, halten wir sie ebenfalls in unserer Datenbank fest.
Die freiwilligen Angaben verarbeiten wir aufgrund Ihrer Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Die übrigen Daten verarbeiten wir für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses nach dem Bundesfreiwilligendienstgesetzes auf Grundlage von Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.

Wann werden die Daten gelöscht?

Sie können auch noch bis zu sechs Jahre nach Abschluss Ihres ÖBFD eine Abschluss-Bescheinigung oder ein Zertifikat über Ihre Teilnahme am ÖBFD bei uns anfordern. Auch für Betriebsprüfungen oder Prüfungen durch das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben benötigen wir Ihre Daten auch noch nach Abschluss Ihres ÖBFD. Nach sechs Jahren werden Ihre Daten (am Jahresende) anonymisiert bzw. vernichtet.
Für einige Daten bestehen weitergehende gesetzliche Aufbewahrungspflichten, welchen die Stiftung Naturschutz Berlin nachkommt. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren umfasst Abrechnungsbelege, steuerlich relevante Aktenvermerke, Anwesenheitslisten, Bankauszüge und Bankbelege, Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung, Unterlagen zur Fahrtkostenerstattung, Gehaltslisten, Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften, Lohnkontenarten und Lohnbelege und Mutterschaftsgeldunterlagen.

Welche Daten werden an wen weitergegeben?

Im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen geben wir an folgende Institutionen angeforderte Daten weiter:

• ÖBFD Zentralstelle
• Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
• Finanzamt
• Krankenkasse

Für den Fall, dass Sie im Rahmen der Vertragsunterzeichnung schriftlich Zustimmen, geben wir Ihre E-Mail-Adresse an die aktiven ÖBFD-Sprecher*innen weiter, damit diese Sie kontaktieren und Ihnen Informationen rund um den ÖBFD und die Sprecherarbeit zusenden können. Diese Zustimmung gilt für die Dauer Ihres ÖBFD und kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden.
Im Rahmen des ÖBFD entstandene Fotografien oder Ihre Person betreffende Film- und Tonbandaufzeichnungen, die im Rahmen des ÖBFD entstanden sind, werden von der Stiftung Naturschutz Berlin für ihre dokumentarische und publizistische Arbeit verwendet. Außerdem werden die im Rahmen von Seminaren getätigten Aufnahmen den anderen Seminarteilnehmer*innen für die persönliche Verwendung zur Verfügung gestellt. Voraussetzung dafür ist Ihr schriftliches Einverständnis, welches wir im Rahmen der Vertragsunterzeichnung abfragen und welches Sie jederzeit widerrufen können.

Welche Daten werden an wen weitergegeben?

Im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen geben wir an folgende Institutionen angeforderte Daten weiter:

• ÖBFD Zentralstelle
• Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
• Finanzamt
• Krankenkasse

Für den Fall, dass Sie im Rahmen der Vertragsunterzeichnung schriftlich Zustimmen, geben wir Ihre E-Mail-Adresse an die aktiven ÖBFD-Sprecher*innen weiter, damit diese Sie kontaktieren und Ihnen Informationen rund um den ÖBFD und die Sprecherarbeit zusenden können. Diese Zustimmung gilt für die Dauer Ihres ÖBFD und kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden.
Im Rahmen des ÖBFD entstandene Fotografien oder Ihre Person betreffende Film- und Tonbandaufzeichnungen, die im Rahmen des ÖBFD entstanden sind, werden von der Stiftung Naturschutz Berlin für ihre dokumentarische und publizistische Arbeit verwendet. Außerdem werden die im Rahmen von Seminaren getätigten Aufnahmen den anderen Seminarteilnehmer*innen für die persönliche Verwendung zur Verfügung gestellt. Voraussetzung dafür ist Ihr schriftliches Einverständnis, welches wir im Rahmen der Vertragsunterzeichnung abfragen und welches Sie jederzeit widerrufen können.

Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffene*r geltend machen?

Sie können unter der o.g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne damit die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor Ihrem Widerruf zu beeinflussen.

Wo können Sie sich beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an die Datenschutzaufsichtsbehörden zu wenden. Für die SNB zuständig ist die
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin
Telefon: 030 13889-0
Telefax: 030 2155050
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

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